メールの返信やマナーと件名について大切な事

小雪が紡ぐと・・・

メールの返信やマナーついて書き方や例文

 

ども。

 

大袈裟ではなく、1日の大半を「メールの返信」に費やす日もある。

そんな生活をほぼ10年弱送っている小雪です

 

という事で

そんな私だからこそ、膨大なサポートメールの対応などで見えてきた

 

  • 返信がしやすいメール
  • ついうっかり見落としてしまうメール
  • 思わず聞かれた事以上に熱く返信してしまいたくなるメール
  • イラッとして必要最低限の返信だけで済ませたくなるメール
  • 迷惑メールと間違えてサクッと削除してしまいやすいメール

 

などなど

「一体どういうメールを送ればお互いにとって気持ちよいやり取りができるのか」

 

「昔ながらのマナー」ではなく

「今だからこそこうして頂きたい」というビジネスメールのマナーや

件名のコツなどをお伝えさせて頂きたいと思います

 

サポートメールの返信はマナーを守らないと貰えない!?の前に

たまに、

 

販売者さんや、ASPに問い合わせメールを送ったのに

返信が貰えなかった!!!

 

とご相談メールを頂く場合があるんですけどね

この場合、結構な割合で

 

■ メールの不達やエラー

 

でメールが受け取れていないという可能性は高いです

なのでその疑いがある場合は、

予備の違うアドレスも記載してメールの再送をして下さい

 

サーバー側やプロバイダ側の独自のセキュリティーに引っかかってしまって

メールが届かないというのは本当に多いですし、

 

2通目までは届いていたのに3通目が届かないなんて事もありますし、

あと、ネットで仕事をしている方は特にですが

とにかく、たくさんのメールを受信していたり、スパムメールも大量に届いていたりで

メールを見落としてしまうケースも少なくありません

 

ですから、

「メールしたのに返信が無いぞ!!!フンガー!!!」

と、即怒る前に

「メールが届いていないのかも?」という可能性をまず先に疑ってくださいね

 

(特にプロバイダアドレスをお使いの場合、不達多いですよ~)

 

 

でもっ!今日の本題はこちら↓

メールが不達やエラーじゃないのに返信が無い場合に考えられる理由

 

メールは届いているのに、それでも返信が貰えないというケース

 

こっちについて今日はきちんとお伝えしようと思います

 

「問い合わせメールをしたのに返信がもらえない」という場合に、

「どういうメールを送ったんですか?」と聞き返して

送ったメールを見せて貰うと正直、私としても

 

「ああ・・こんなメールじゃそりゃ返信したくないよな・・」

 

と思ってしまう事も結構あります

 

その理由として大きいのは

「返信に値するメールを送っていないのでスルーされた」

という事かと思います

 

もしくは、相手から見ると

「どう返信していいのかわからない」とか

「何を聞かれているのかすらわからない」とか。

 

例えば私の元によく届く「答え様がない系」のメールを例に挙げれば

メール 返信 マナー

みたいな感じのメールですね

 

メールを開封した瞬間

 「何かアドバイス」と言われても・・・

「頑張ってね」以外、私に何を返せと・・・と途方に暮れたくなります

 

そもそも

 

オマエ誰やねん!!!!

 

となりますしね。せめて名前くらい書けって話です

 

 

では、

一体、何をどの程度書けば相手からも丁寧に返信が貰えやすくなるのか?

 

まず、一般的な常識として問い合わせなどのサポートメールは

 

あなたが聞く→回答→お礼

 

という1ラリー半のターンで完結が基本だと思って下さい

 

 

これはどういう事かと言うと

メールというのは「文字」ですからね

 

きちんと状況などを説明しないと

相手には「何を聞きたいのか」すらわからないという状態になってしまいます

 

となると、その「何が聞きたいのかわからないメール」

に返信する側の視点で見るとどうなるかと言えば

 

あなたが聞く

相手→メールで詳細がわからず聞き返す 

あなたが答える

相手→まだわからないので更に具体的に聞き返す

あなたが答える

相手→やっと状況が把握できてきて回答を返信

あなたは回答を読んでそういう意味じゃないとガッカリして更に返信

 相手→そこではじめて本当に聞かれている事が見えてきて返信

やっと解決

(しかも、こういうケースはその後のお礼のメールすら無い場合も多い・・・)

 

と、

「聞きたい側」が何を聞きたいのかをきちんと伝えきらない事により

「回答する側」に必要以上に手間や時間を使わせてしまったり

「状況を推測」して返信する事になり、その結果として

「聞きたかった事と違う返答」になりまた聞きなおさないといけなくなる・・・

 

みたいな無駄の連鎖が生まれます

 

だから、この手のメールを平気で送ってくる方に返信をすると

またそこで更によくわからないメールがまた送り返されてきて

手間ばかりかかるので、有料でのサポートメールでも無い限り

「基本、質問内容がよくわからないメールにはスルーする」という方は結構多いです

 

不親切な訳でもなく「答え様がない」という感じですね。

 

 

上手に質問をすれば

 

あなたが聞く→回答→お礼

 

と、1ラリー半で終るハズの物が

何往復もしないと回答にたどり着けないというのは

お互い無駄な時間と手間ばかりかかってしまい疲れますよね

 

ですから、メールサポートを使う際、

文字で相手に「自分が聞きたい事」をきちんと続ける努力をする

というのは最低限の礼儀であり、マナーです

 

自分が伝える手間や努力を面倒がって

「このくらいは察してよ」とメールを送ってしまうという事は

相手の時間や手間を必要以上に奪う事になります

 

前回のメールにお礼はしましたか?

 

あと、聞くだけ聞いておいて、返信してもお礼の一言も無

また次にシレッ・・と聞きたい事を聞いてくるというだけの方もいますが

それはもう、すごく失礼な事だと思わない時点で仕事舐めすぎです

 

もちろん、聞かれる側としては仕事ですから聞かれれば返信しますけど

お礼どころか、そのまま何も返信が無いというのは

その返信メールが届いていたのかすらわからないし、

もっと細かく返信したほうがいいのか、そうじゃないのかもわからないし

そもそも、「どうせこの人に丁寧に返信してもお礼も無くそれっきりになる人だし・・」

と思えば必要以上に丁寧に返信する気も普通は失せますよね

 

毎日のように質問してくるのに、返信しても返信してもお礼も無く

また次の質問をしてくる方とかもいますが、そうなると返信する側としても

「どうせ答えても返信ないしスルーでいいか」と思われてもおかしくないですよね

 

どうしたらもっと相手の方に「親身になって教えてもらえるだろうか?」と

考えて、すごく丁寧にメールを送る方がいる一方、この手の

「サポートなんだから返信もらって当たり前」と平気で思っている方もいる。

 

こういう差から

「売れるようになっていく方」とそうじゃない方の差になるのは当然だと思います

 

サポートメールは答える側も、時間や手間を使って返信メールを書いている訳ですから

「答えてもらって当たり前」「答えさえわかればそれでいい」とかではなく

「人として」お礼の一言くらい、きちんとメールしましょうね

 

 

でも・・・

そうは言っても、私は今

聞きたい事をどう聞けばいいのかすらわからない初心者で

わからないトコを上手に説明すらできないレベルだから

困ってるんだけど・・

 

はい。

その気持ちはわかります

 

質問メールをしたい時って自分でも

何をどう聞けばいいのかがわからない

 

という事結構ありますよね?

 

じゃあ、そういう時にどう聞けばいいのか?

 

 サポートメールの書き方 例文

 

どう聞けばいいのかわからないのであれば

その「どう聞けばいいのかがわからない事」すら伝えて下さい

 

サポートメールの書き方の例文として最低でも抑えて頂きたいのは

メールのマナー

と、最低でもこの5つを押さえてメール頂ければ

誰が何をどう聞きたくて困っているのかはわかるので

私は「返信がしやすいな」と思えます。

 

で、他に細かい点をあげると

 

メールを開封して、スクロールしないと誰からのメールなのかが

わからないというのは面倒ですので

必ずメールの最後ではなく最初の方に「名前」を書いていただく事。

 

ただ単に「ブログで困っています」とかではなく必ず

「FC2ブログ」など、使っているサービスの具体的な名称を書いてくださる事

(お使いのサービスによって回答も違いますしね)

 

あと、もし、迷惑メールフォルダなどにメールが入ってしまった場合

定期的にフォルダを覗いた時に探し出せるように

メールの件名や、本文の中に必ず「小雪」と名前を入れておいて頂けると

うっかり削除しちゃう可能性は超極端に減ります

 

たまに件名が

「質問です」

 

本文が

「貴方のブログについてなんやらかんやらで・・」

 

みたいな書き方をされる方がいるんですが、

「貴方」とかみたいな「個人名」ではない形で書かれてしまうと

誰彼かまわず送っているコピペ系のメールと勘違いしやすくなりますし

迷惑メールフォルダに入っていても、スパムメールに紛れて

見落としてしまいます

 

ですので、必ず件名や、本文の中に「名前」を入れて頂けると良いです

 

 

そして

メールのラリーが続いた場合

前回の話しがどんな感じだったのかがわからないと

話が飛んでしまう事もあるので

 

一般的なビジネスメールのマナーですと

返信メールをそのまま「Re:」の形で何度も送るのは

失礼だという方もいるようですが。

 

 

でも、こういったサポート系のメールの場合は

サポートしている側は1日に何人もサポートしている訳ですし

ましてや、数日後の返信とかになると「え?誰だっけ?」となる事も無きにしもあらずなので

私とかの場合は、できれば、前回のメールをそのまま

 

「Re:」の状態で過去のメールのやり取りが見える形で

返信を頂けると助かるなと感じます

 

 

という事で話をまとめると

 

メールの返信マナー や件名について

 

  • 件名には迷惑メールと間違えられにくいように相手の名前と簡潔な要件を入れる
  • メールの最後ではなく最初にまず名乗る(具体的に)
  • いきなり要件のみ切り出すのではなく短文挨拶も入れる
  • どう聞けば良いのかわからない場合でも、できるだけ詳細を伝える努力をする
  • 複数の質問の場合は箇条書きを入れておくと見落とされにくい
  • 「ブログが~」や「サーバーが~」ではなく「FC2ブログ」とか「エックスサーバーで」など、具体的なサービス名を省かず書く
  • メールのラリーが続く場合は前回のやりとりがわかるようにしておくと相手の時短になる

 

という事を意識しておくと

メールの不達やエラーでもない限り「返信」は貰えると思いますし

 

こういった際に相手を思い遣った気持ちよいメールができる方は、

相手の方も必要以上に親切に答えてくれたりもしますしね

 

 

たかがメール、されどメール

 

 

一対一のメール一通ですら相手に状況を伝えられない方が

多くの方に伝えるブログやメルマガの記事がきちんと書ける訳ないですしね

 

こういった所から意識をしっかり持っておくのは

すごく大事な事ですし、ビジネスの加速する・しないの差になるんだと思います

 

 

ご参考までにです~

 

 

 

 

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